Realizar más de una tarea a la vez puede disminuir hasta un 40% la productividad

Estudios han demostrado que el cerebro humano no puede realizar distintas tareas complejas en paralelo de manera efectiva y completa, ni siquiera prestarle la misma atención. Al contrario, está diseñado para realizar una tarea cognitiva a la vez, y prestar atención a una sola cosa a la vez. Cuando intentamos hacer varias actividades simultáneamente, se produce una sobrecarga cognitiva que significa la reducción de nuestras capacidades para tomar decisiones y resolver problemas con efectividad.

El costo del cambio de tarea en tarea nos toma alrededor de 1 segundo, pero si esto se suma constantemente a lo largo del día nos puede significar hasta un 40% de pérdida en nuestra productividad. La ilusión del multitasking al contrario de ser efectivo, termina generando estrés, produciendo errores y prolonga el tiempo necesario para completar cada tarea. 

El término «multitasking» se originó en la década de 1960 en un reporte de IBM para describir la capacidad de los ordenadores de ejecutar múltiples procesos en un determinado lapso de tiempo. En la actualidad, toma protagonismo como un estilo de trabajo que busca realizar la mayor cantidad de tareas posibles al mismo tiempo, y de esta manera, conseguir ser más efectivo. Un ejemplo fácil y altamente reconocible sería la respuesta de un mensaje o llamada mientras se está en reunión, redactando un mail, o completando un reporte.

Es así cómo cambiar constantemente entre tareas disminuye la concentración, y compromete la creatividad y la toma de decisiones. A su vez, reduce la eficiencia y agota la energía mental. A futuro, puede provocar déficit de atención y deterioro de la memoria. 

Frente a este escenario, Suzette Roldán Medina, presidenta del Chapter ICF (Federación Internacional de Coaching) Puerto Rico, coach de líderes y equipos, nos comparte algunos consejos prácticos para promover el enfoque y la efectividad en las tareas:

Diseñar momentos de foco total: Crea bloques de tiempo para trabajar sin interrupciones y establece límites claros con notificaciones y distracciones digitales.

Definir tu intención antes de comenzar: Pregúntate: ¿Qué quiero lograr con esta tarea? ¿Cómo se relaciona con mis prioridades?

• Aplicar la técnica Pomodoro: 25 minutos de trabajo concentrado + 5 de descanso. Esto ayuda a entrenar la mente y a sostener el enfoque sin agotamiento.
• Cuidar la energía mental: El descanso consciente, la respiración profunda y el silencio también son herramientas de productividad.
• Conversar con tu equipo sobre prioridades: La claridad en las expectativas y objetivos evita la sobrecarga y promueve el compromiso real.

A su vez, resalta una tendencia emergente que promete sustituir al multitasking en los entornos organizacionales y de liderazgo: el monotasking. El también llamado “deep work” es un enfoque que propone hacer una sola tarea a la vez con atención plena y propósito claro, lo cual no solo aumenta la productividad real, sino que reduce el estrés y mejora la calidad de vida laboral. -hacer menos, pero con más intención- 

En este sentido, existen competencias del coaching que se alinean directamente con este cambio de paradigma:

• Cultivar la confianza y la seguridad: Crear un espacio de confianza nos permite reducir la ansiedad del "hacer más" y enfocarnos en lo que realmente importa.
• Mantener presencia: Esta competencia nos invita a estar completamente presentes con el cliente, sin distracciones, sin juicios, sin agendas ocultas. Es en esta capacidad de presencia plena donde descubrimos el verdadero antídoto del multitasking.
• Practicar la escucha activa: No se trata simplemente de oír lo que el otro dice, sino de conectar con su energía, su intención y lo que no está diciendo. Esa calidad de escucha es inalcanzable si estamos saltando mentalmente de una tarea a otra.

Es fundamental desmantelar el multitasking para lograr construir culturas organizacionales más sanas, humanas y efectivas. Y lograr, no solo aumentar la productividad real, sino reducir el estrés y mejorar la calidad de vida laboral.

  
Sobre la Federación Internacional de Coaching

La ICF - International Coaching Federation - es la asociación mundial de coaches más grande, con más de 57,563 miembros asociados en más de 170 países. Fundada en 1995, independiente y sin fines de lucro, su misión es contribuir al avance del arte, la ciencia y la práctica del coaching profesional. ICF es pionera en el desarrollo de estándares globales para el coaching profesional, con competencias básicas, un Código de Ética sólido e investigación de mercado, que ofrece el recurso más grande del mundo para la investigación del coaching, con más de 2500 estudios disponibles. Además, la organización acredita programas de formación en coaching, que garantizan altos estándares en la profesión, y acredita a los coaches con el único programa de acreditación independiente reconocido mundialmente otorgado a coaches profesionales que han cumplido con rigurosos requisitos educativos y con experiencia probada.

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